Cuatro llaves, y la puerta sin abrir


Ayer por la mañana a primera hora tuve que hacer una gestión. Debido a mi trabajo, fui a primerísima hora (llegué antes de las 8 de la mañana, que era la hora a a que abrían), a la típica oficina en Madrid, de las que se encuentran en un edificio antiguo, y esperé a que abriesen. El caso es que, conforme se acercaba la hora, empezaron a venir trabajadores, pero no tenía ninguno la llave, se la habían olvidado. Creo que había unas 4 personas con llave, pero que justo ese día, se les había olvidado. El caso es que fue bastante complicado encontrar una llave para abrir, y abrieron con 20 minutos de retraso, y, según mi impresión, estuvieron a punto de tener un problema serio (volver a casa a por la llave, llamar para pedir que a alguien que llegaba en unas dos horas intentase llegar antes, etc).

Parece algo contradictorio, porque cuanta más gente tiene la llave debería de ser más fácil abrir la puerta, pero en este caso, cada uno se apoya en que es fácil que sea otro el que traiga la llave. ¿Resultado? Nadie tiene la presión de llevarla, y no es difícil que, al final, nadie la tenga y no se pueda abrir la puerta.

Una de las cosas que he aprendido de mi tiempo como consultor fue el hecho de tener que asignar las tareas con un responsable claro. Cuanto más claro esté desde el principio quien hace qué (y cuando debe estar terminado), todo funciona mucho mejor.

En las reuniones, es fácil caer en la tendencia de pedir “al equipo” lo que hay que hacer, o decir que “hay que hacer esto o lo otro”, o incluso, “esto tiene que estar listo para el X sin falta”, sin asignar responsables claros y directos y, a mi modo de ver, es un error. .

  • Las tareas que no recaen en “nadie” se olvidan fácilmente. Suficiente trabajo tenemos habitualmente asignado directamente como para preocuparnos del que no está asignado directamente.
  • Si la tarea no está realizada, ¿sobre quien recae la responsabilidad? El saber que el marrón te lo van a colgar hace tomarse las cosas en serio.

Además, es muy importante el que este responsable quede claro, para todo el mundo y especialmente para el interesado. Puede parecer de perogrullo, pero a veces estas cosas se dan “por supuesto”, y un problema de entendimiento (“pensé que la tarea A era más importante que la B”) puede dar lugar a un susto para todo el mundo.